工作邮件的发送 抄送和密送 篇一
工作邮件的发送、抄送和密送
导语：人人都要用邮件，人人都有说不完的邮件故事
人人都要用邮件，人人都有说不完的邮件故事。
职场人士为什么要学习发邮件？美国人总结的中国人典型特征中有一条，“即使面对面坐着，也不直接交谈而要使用邮件。”而这在很多外企之中是非常流行的文化，和总部打交道，邮件往往是最快捷和便宜的方式，很多会计师事务所和律师事务所都会为员工配备黑莓手机，而使用这一手机的唯一方便之处就是其邮件功能的便捷性。当然有人要说MSN和QQ这样的即时通讯工具要比邮件更方便，但是，很多外企的计算机上是不允许安装这两个软件的，企业的良苦用心，大概是为了防止上班时间的私人聊天，有许多商业机密的企业，更忌讳这样的软件，因为他们传播信息更方便更快。
广州的阿亦在一家外企总部做事，初到公司时，曾因为疏于和老板用邮件沟通而直接被叫进老板办公室挨骂，一切只因“你做再多事情，如果邮件不向老板汇报和沟通。那就相当于你什么也没做”。
虽然美国人很纳闷中国人为什么成为了最热衷发邮件的国家，但事实却是，在中国的外企从高管到刚入行的职员，才是发邮件的主体存在。通常来说，外企在中国做生意，和外界人沟通上要花费更多力气。你看国企或者事业单位的那些人，他们的公司邮件通常只是接受一些上层领导指示罢了，和过去的黑板通知并无太大分别。
邮件来往之中诞生了无数狗血的剧情，光看邮件上方排的那一排按钮，就能想到对应出多少故事。大多数人对邮件的数项功能都十分得心应手，何时抄送，何时密送，如何自动发送。君不见有个来自四大的故事疯传，某老板开会时公开表扬一同事夜夜勤奋加班，皆因邮件发送时间来自半夜三点。直到某次，一同事发现该君即使和朋友在夜店HIGH翻依然能准时在3点将邮件发出，一番逼问之下，才明白原来自动发送可以这样用。从此，职场人士都磨拳霍霍地打算将这瞒天过海的一招用起来，反正被糊弄的是老板。
正常的工作邮件发出前，务必好好检查。错别字之类的还是小事，如果需要发附件却忘了发的重要邮件，那就是严重错误了。而接下来我要讲的故事简直是此类事件中的终极悲剧版，希望能够提醒各位检查邮件是多么的重要。一位证券律师在周五晚接到从香港券商那儿打来的电话，希望这位律师能在周日之前把需要的数百页的法律文件确认无误后发邮件给券商做最终确认，这意味着，一个周末又要泡汤了，这个律师在极端愤慨之下，把这些文件放进了一个文件夹，并起了一个非常情绪化的名字，“确认你妹啊”，然后做成压缩包后改好文件夹名——“确认文件”作为附件发了过去。对方收到邮件下载完附件，待他一解压完看到原文件名，这位律师就收到了咆哮的长途电话。他想反驳也来不及，只能等着告状的邮件发到老板那儿，再看到自己的名字灾难般地出现在抄送名单上。
说到抄送，简直是所有邮件灾难故事最有力的协助者。同事之间常有抄送行为，有时是为了工作方便，同事A同时将一封邮件抄送给B和C，只能说明他们之间需要互相协作完成一件事情，但如果A将邮件发送给了B，却抄送给了B的老板C，那意味就深远了，通常有可能的情况是，A和B在合作的过程中发生了一些不愉快，告知老板的目的只是为了给对方一些震慑，这一招在各大公司当中都屡试不爽，而且往往成为一件悬而不决的事情得到解决的最快速手段。
抄送不仅仅可以用于新邮件，更可以用于回复当中。在女作家赵赵《穿动物园的女编辑》一书中就描写过原配斗小三的故事，原配把小三发来的挑衅邮件直接回复了所有人，只是修改了其中的文法与错误。不过大部分邮件如今都有邮件自动检查功能，错误的拼写邮件下方都会有红线标注。但这种原配与小三利用邮件抄送大家的现实丝毫没有输给小说，去年著名的渣打邮件门成了这类故事的标志之作——一个在瑞信银行工作的白领给所有的朋友群发邮件，怒斥丈夫和小三背叛自己的各种行为；丈夫和小三分别回信给所有同事亲戚朋友，让此女停止纠缠速速离婚……本来是一桩常见的斗小三狗血事件，但是重点在于，三位主角均是金融业高级白领，来往信件皆为英文，各种优雅的语法和艰深的英文词汇被用作三角恋斗法，当时让网友们大开眼界。
抄送更多时候只是手段，而不是最终目的。阿亦给我讲了一个他与其他部门同事合作时发生的插曲，在某次急需同事提供某文件支持时，这位同事不慌不忙地一直以各种借口拖延工作，阿亦忍无可忍，发了一封紧急邮件，同时抄送了对方部门的领导和自己的领导，在这样一封邮件下，同事在十分钟之内就将所需文件以附件形式传了过来，并回复了原邮件中的所有人。正当阿亦以为这件事可以圆满结束时，同事又追了一封单独的邮件给他，并在文中写，刚才的文件有误，请以我明天发的邮件为准。阿亦跟我回忆起当时的场景时，恶狠狠地说：“他以为我还是菜鸟呢，我也不是省油的灯。我直接把他这封新邮件再次抄送给了几位领导，并在文中以特大号，醒目颜色字体标注，我需要在COB（close of business）前收到这个文件，请同事××不要再发错邮件了。”这下，那同事再也没话说了。
看吧，邮件在企业之中就是这样被应用得如此广泛，有时候他们自己也会怀疑这样的邮件往来是否会成为形式上的累赘，RE来RE去，也常常讨论不出所以然来。而且邮件还常常因为文字的局限性造成两人之间不应有的误会，最有效的方式还是面对面，直接沟通。这点几乎人人都承认，但为什么人们还是如此热衷于邮件往来呢？答案很简单，这是最有效地证明你自己干过什么的工具，一旦出了什么问题，最容易发现在哪个环节出现了问题，该由谁承担什么样的责任。如果遇到打官司这样的严重情况，邮件甚至能够作为呈堂证供。即使你删掉邮件也没有用，在技术达人那里，只要你发过这封邮件，那它就会永远藏在服务器的某个角落，随时能调出来用。 当然，有人也看不懂外企的邮件，因为有时候一封邮件被转发的次数太多，而且里面还含有大量的缩写，比如fyi、fyc、asap、bau、cob，如果身在老板级别，可能用到的缩写还会更多。看不懂的情况也无非两种，一、要么英语还没成为你的工作语言；
二、你还没进入到这个精彩的邮件世界。
如何判断员工不是在发工作邮件 1.打字非常轻快且有停顿:在聊天 2.键盘鼠标并用且不停点击:在玩游戏 3.不停滑动滚轮或Pagedown键:在看帖子 4.不停按刷新/F5:在上微博 5.一动不动，紧盯屏幕:在看电影 6.表情时而严肃，时而轻松：在看股票 7.手放在键盘上但长时间未动:睡着了
经济观察报 哥伦布/文
有关主送、抄送机关的规范 篇二
国务委员、国务院秘书长王忠禹同志在全国政府系统秘书长办公厅主任会议上所作题为《认清形势 服从大局 努力做好新形势下政府办公厅工作》的讲话中指出：“公文运转最忌两大弊端，一是横传，二是直送。有些应按正常程序报送国务院的公文，不是走正常渠道通过国务院办公厅传递而是绕过规定程序直接送给领导同志本人或以其他方式报送。这些文件往往没有按规定征求有关方面意见，没有按规定进行审核，很容易造成工作被动，甚至出现矛盾。”为了改变横传、直送现象，必须加强在行文对象方面的规范，要求行文机关根据其隶属关系、职权范围及公文的性质、内容，正确选择主送机关与抄送机关。这是公文能否得到及时处理的关键。
（一）关于主送
行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关，上行文应当坚持一个主送机关的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。确定上行文主送机关的规范是：
1．请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。
2．受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。
3．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（二）关于抄送
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
1．应当抄送的情况
（1）除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关；
（2）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；
（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；
（4）下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关；
（5）上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关。
2．不应当抄送的情况
（1）请示不得抄送其下级机关；
（2）接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送；
（3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
邮件规范 篇三
电子邮件的礼仪
——让我们高效地沟通
现状问题：
1． 主题不明确或缺失或冗长；
2． 未针对事件相关人群发送，不知何时抄送直属领导； 3． 内容不够规范，如：称呼、开头语、结束语； 4． 正文叙述长篇大论，重点/主旨不明确； 5． 对外发送的附件图片杂乱、不规整。
工作往来中的电子邮件代表着公司及自身形象，显示着公司及自身的水平和实力，直接影响到客户对公司、同事对自己的评估。所以，我们必须重视日常工作中的商务电子邮件的写作。结合我们员工在使用电子邮件时存在的上述几点问题，本文将简要叙述电邮格式及应遵循的有关原则。
一．标题
◆不要缺失标题，这是最失礼的。
◆一封电邮尽可能只针对一个主题，不在一封电邮内谈及多件事情。 ◆要反映邮件内容和重要性，不要使用含糊不清的标题，如 “某某收”。 ◆回复邮件时，可根据内容需要更改标题，不要“RE RE”或者“答复 答复”一大串。 ◆正确地标题写法，例如“关于xx会议的通知”、 “xx项目预警”等。 标题是收件人了解邮件的第一信息，要使用简明扼要、意思明确的标题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
二．称呼、开头语、结尾语
◆开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可称呼“大家”、或“ALL”等。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x副总”；如果不清楚职务，则按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但须先搞清性别。 ◆开头结尾最好要有问候语，最简单的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您顺利”、“顺颂商祺”等。再尊敬一点的开头结尾语，可向对方道谢或问候，如“感谢您出差期间的关照”、“好久不见，身体可好”等。 俗话说礼多人不怪，礼貌一些总是好的，即便你的邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
三．正文
◆写电子邮件切勿长篇大论，应尽量简单明了地表达。如果事情确实复杂，正文最好用1、2、3、4列几个段落进行清晰明确的说明，如有需要可单独写个文件作为附件进行详细描述。 ◆尊重对方，经常使用“请”、“谢谢”之类的语句，轻易不要使用表示强烈的标点或字眼。 ◆尽量避免拼写错误和错别字，发送前自行检查，确认行文是否通顺，拼写是否无误，并保证一次邮件交待完整信息。 ◆合理提示重要信息，可用粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对重要信息进行提示，但不要过多。 ◆对于与技术相关信息的邮件，可利用图片、表格等形式来辅助阐述。 总的来说，邮件正文应遵循五大原则：准确、简洁、完整、清楚、礼貌。电子邮件是用于商务办公的，切勿使用电子邮件对他人或对他人意见进行评论。
四．附件
◆附件文件应按文件内容准确命名。
◆正文中应提示收件人查看附件，并对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 ◆附件为产品、零件图像时，应注意拍摄物整洁、周边无杂物，对外发放的图片信息直接代表公司形象。 ◆附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 ◆如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。 五．结尾签名
◆末尾加上签名档是必要的。这样对方可以清楚的知道发件人信息，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多。例如： 六．回复技巧
◆及时回复Email。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”已收悉。我们正在处理，有结果立刻回复”等等。 ◆进行针对性回复。答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，使问题和解答一目了然。 ◆不要就同一问题多次反复讨论。如果双方就同一问题的交流回复超过3次，这就说明电邮沟通不畅。此时应采用电话等方式及时交流后再做判断。 七．其他 ◆邮件转发
转发邮件之前，先确认该邮件内容是否有必要告知所有收件人。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，突出重要信息。不要将RE了N回的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 ◆ 抄送（CC）
带有重要信息需知会的，汇报事件结果的，需要部门主管决策的邮件，都应发送或抄送给主管领导。非特殊情况，应尽量避免越级汇报。
综上，准确规范的邮件，不仅能反应发件人的业务水平，还可以体现发件人为人处事的态度和风格，对内有助于建立良好的工作关系，对外对对最终达成贸易起到重要性作用。因此，有必要熟悉电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。
公文抄送格式 篇四
工作邮件的抄送规范
各位同事：
大家好！
发送及接收邮件是我们平日重要的工作；同时也是我们发布和知会工作信息的重要的途径； 为了让工作信息准确无误的传递到相应人员和相关领导，做到信息来源对称、信息传递顺畅、不重复、无疏漏，提高我们的办公高效率。
现将我司关于工作邮件的传递流程和抄送级别规范如下： 工作邮件抄送级别的规范：
A.全体员工:在发送工作邮件时，如主送人是张总，请一律抄送给谢总。
B.行政部、人事部，财务部门员工：在发送工作邮件时，除主送给相关人员外，请一律抄送给谢总及张总。
以上规范请各位员工知悉并执行，感谢大家的配合！
行政部
20xx年x月x日
公文抄送格式 篇五
发〔20xx〕号
（发文单位）
关于
通知
，，，：：（正文3号方正仿宋_GBK字体）
一、标题（3号方正黑体_GBK字体）
（一)二级标题。(3号方正楷体_GBK字体）
1、三级标题。（3号方正仿宋_GBK字体）
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附件：1.
2、
（发文单位）
年x月x日
附件1
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抄送：，。
（发文单位）
x月x日印发
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